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常年法律顾问服务流程

发布时间:2017-08-24 15:19:18


四川蜀西律师事务所(下称“敝所”)是一家专注于向广大企业提供常年法律顾问服务的专业性法律服务机构。敝所秉持务实、尽职的态度,希望能依据法律规定并结合法律实践经验,与贵公司共同探讨、分析、解释涉及公司经营管理的一系列法律问题,协助贵公司决策者综合当前的司法环境、经济形势和具体法律事务等情况,评估及确定具体的法律解决方案。
为便于贵公司了解敝所的服务方式、服务事项等内容,敝所特向贵公司介绍如下情况,期望能够与贵公司建立友好合作关系。

一、服务方式
为向贵公司提供及时、优质、高效的法律服务,根据贵公司法律事务的具体情况,敝所在服务过程中将会充分运用如下方式提供法律服务:
(一)上门服务方式
为保持贵我双方沟通渠道的顺畅和便捷,敝所将不定期指派经办律师到贵公司处进行法律事务研究、提供法律咨询以及解答与法律相关的疑难事宜。前述指定日期可根据贵公司的实际情况进行调整。
(二)电话、传真和电子邮件方式
除不定期上门服务方式外,贵公司若有需要紧急处理的法律事务,可以通过电话、传真或电子邮件方式向经办律师征询法律意见,要求提供相应的法律建议、法律意见或应对措施。
(三)电话沟通方式
为及时了解贵公司经营过程中所遇到的法律事务,敝所和贵公司的负责人将每月电话沟通至少两次,以保持双方密切联系,主动关注贵公司的法律需求。
(四)上门现场处理方式
根据贵公司的实际情况,贵公司可以派员到敝所的办公场所要求经办律师提供具体的法律服务,亦可以提前约请经办律师上门处理相关法律事务。

二、服务团队
为使贵司能及时得到专业的帮助,避免因本所律师出差或其他公事而出现时间冲突,本所特组成法律顾问小组为贵司服务,具体人员包括:
顾问主办律师为1-2人;
专项律师为1-2人;
律师助理为1-2人。

三、服务承诺
敝所之所以多年来能一直保持良好业绩和行业声誉,关键在于坚持向客户提供专业和优质的法律服务。因此,敝所郑重提出以下服务承诺,并保严格信守:
(一)服务完成期限承诺
1、一般性咨询问题,即时答复;疑难性咨询问题,一个工作日内答复。
2、一般性合同或公文函件,一个工作日内完成。
3、法律意见书、律师函、较为重大和复杂的合同以及规章制度等文件,两至三个工作日内完成。
4、秉持“特事特办”原则,对于紧急法律事务优先予以处理。
(二)回访承诺
敝所将根据贵公司的实际情况,委派经办律师或客户服务部的法律主管不定期进行回访,以提高法律顾问的服务质量。关于回访时间,敝所承诺如下:
(1)每两周律师或法律主管主动与贵公司联络一次;
(2)诉讼或仲裁案件每周反馈一次;
(3)任何法律事务有新进展情况,须在24小时内以电话或短信告知贵公司的相关负责人。
(三)固定经办律师承诺
敝所将会为贵公司配备专门的律师团队提供全面法律服务。为建立良好沟通机制,敝所将为贵公司指定具体经办律师,作为与顾问单位开展法律服务的对接人,确保贵公司的各类法律事务能够得到及时、有效的处理。
(四)建立法律顾问服务档案承诺
敝所将针对每一顾问单位的具体情况建立公司常年法律顾问服务档案。在服务期间,敝所将搜集、整理和完善与贵公司相关的各项法律事务记录,通过对已存在法律问题的分析和总结,有针对性地提出处理意见和应对措施,以协助贵公司控制法律风险。

四、服务计划
为有计划、有针对地开展常年法律顾问服务工作,敝所将会根据企业的法律需求状况,制定工作计划并贯彻实施。在服务期间,敝所将根据实际情况对该工作计划进行必要的调整或变更。
关于首个顾问服务年度的服务计划和相应目标如下所列:
(一)制定年度工作计划
在双方确立合作关系后,敝所将会向贵公司了解如下基本情况:
1、公司基本信息
该信息包括贵公司的历史沿革、单位性质、经营范围、注册资本、资产情况、股东情况、组织架构、产品类型、行业发展情况、经营模式、企业文化以及劳动用工情况等内容。
2、以往法律事务开展情况
该情况包括在聘请敝所前,贵公司已经发生或正在处理的相关法律事务(例如与相关方发生诉讼、仲裁纠纷或者投诉、申诉情况或其他法律纠纷)及其进展情况。
3、目前法律需求情况
该情况包括本年度内贵公司的总体法律需求情况,各项法律事务的开展安排、服务方式以及其他相关事项。
目标:事先做好法律服务的前期调查工作,以便所提供的各种法律解决方案能符合贵公司的实际需求;充分了解贵公司的法律需求后,制定工作计划能有效贯彻实施。
(二)建立劳动人事规章制度
就贵公司的劳动人事规章制度建立事宜,敝所拟按照如下方式执行:
1、了解现行劳动人事规章制度
该制度包括《员工手册》、《劳动合同》、《保密协议》、《保密承诺书》、《紧急事件处理程序》、《入职申请书》、《离职申请书》、《劳动合同解除协议》、《辞职书》、《离职交接单》等一系列法律文件。
2、针对现行劳动人事规章制度存在的问题提出相应的修改意见或建议,并起草其他规章制度文件,制定劳动人事制度的初稿文件。
3、与贵公司的管理层、行政人事部和其他相关人员,通过座谈、电话或其他方式共同审核、修订上述初稿文件。
4、根据前述沟通结果,确定贵公司劳动人事规章管理制度的定稿文件。
5、在后续的法律服务过程中,根据贵公司的用工情况、经营管理模式以及国家法律法规的更新情况,及时调整劳动人事制度相关文件。
目标:协助贵公司制定一套与公司的实际经营状况相符合的、与企业未来发展方向相协调的劳动人事法律文件,以达到有效降低用工成本和提高企业运营效率的目的。
(三)建立合同管理制度
就建立贵公司合同管理制度事宜,敝所拟按照如下方式执行:
1、了解现行合同管理制度和业务信息
该内容包括:
(1)贵公司目前使用的合同文件:例如产品购买/销售合同、品牌代理/加盟合同、工程合同、运输合同、销售代理合同、租赁合同、技术开发合同、软件服务合同等各类民商事经济合同。
(2)贵公司在日常经营业务中的谈判、签约、履约、合同纠纷处理以及合同档案保管等各个流程的具体制度。
(3)其他与合同管理制度相关问题:例如公司产品、合作伙伴类型、行业地位、合同履行中较可能产生风险的环节等。
2、根据上述调查和研究情况,提出修改建议和意见;并起草和修订相应合同模板,制定合同管理制度的初稿文件。
3、与贵公司的管理层、销售采购部门、财务部门和其他相关人员,通过座谈会、电话或其他方式共同审核、修订上述初稿文件。
4、确定贵公司合同管理制度和相关合同模板文件。
5、与贵公司相关部门、工作人员就合同管理制度开展法律培训,并就如何正确使用合同模板文件进行沟通,以便提高贵公司员工的合同法律风险意识。
6、在后续的法律服务过程中,将根据贵公司的合同管理流程,不断完善合同管理制度相关法律文件,以有效控制法律风险。
目标:协助贵公司制订与日常经营业务、实际操作状况和未来发展方向相配套的合同管理制度和模板文件,最终建立合同管理和风险防范体系。
(四)开展法律培训
本所律师将定期到贵公司各个部门走访,与贵公司各部门的中层管理人员相互认识、交流,并争取获得信任。这是因为,公司的中层管理人员在公司经营运作过程中,最先接触公司的重要工作任务,通过本所律师与其接触、交流,将法律意识潜移默化的渗透,并让其养成咨询律师的习惯。这样,就从很大程度上降低了贵公司经营过程中的法律风险。在工作交流的过程,也是本所律师与贵公司中层管理干部取得合作经验的过程,相互的了解、信任,将使本所为贵公司提供更为高效、到位的法律服务。本所律师还将针对贵公司重要业务,提供随同参与谈判等服务。并根据贵公司及员工的法律需求状况,敝所将开展相应专题的法律培训工作:
1、通过座谈会、问卷调查、邮件反馈等方式详细了解贵公司各个部门、员工的法律风险意识状况、法律知识量以及与工作相关的法律需求情况。
2、根据上述调查结果,提供包括但不限于劳动法、合同法、公司法、知识产权法、产品质量法、侵权责任法等相关专题的法律培训。具体法律培训内容和方式根据贵公司的实际法律需求状况确定。
目标:协助贵公司各部门及其员工了解法律知识、增强法律风险防范意识,以便在日常工作和经营业务中能够作出有效决策和合理判断。
(五)提供法律资讯
1、定期提供贵公司所在行业的前沿信息、行业动态以及国家最新的法律法规;或者根据贵公司的要求,随时提供所需的其他法律资讯或信息。
2、在国家出台对贵公司及所在行业的经营管理或发展有影响或利害关系的法律法规、规章政策时,及时提出相应的风险防范意见或应对措施。
目标:协助贵公司掌握最新的法律法规、行业动态信息,控制法律风险。
(六)工作总结
1、制定《中期法律顾问工作通报》:定期对服务工作进行总结,分析存在问题和原因,就后续法律服务工作开展提出有效建议和合理化措施。
2、制定《年度法律顾问工作报告》:就本年度内贵公司的重大法律事务包括但不限于诉讼案件进展情况、合同管理情况、劳动人事情况以及其他经营管理情况所涉问题进行分析和总结,同时就下一年度顾问工作提出相应计划。
3、对敝所的法律顾问服务质量进行综合评价,并提出相应建议或意见。
目标:通过分析和总结已有问题并提出应对策略,提高法律顾问服务质量,以有效开展服务工作。

五、基本服务事项
作为贵公司的常年法律顾问单位,敝所将委派律师团队向贵公司提供包括但不限于如下基本法律顾问服务事项:
(一)参与决策
1、参与有关项目可行性研究、调查或者出具法律意见。
2、参与制定有关项目的实施方案,提供法律解决方案。
3、就债权债务处理、劳资关系处理、资产定性、股权分配、企业股东/董事机构设置等一系列问题,提出法律意见。
4、协助贵公司监督相关合同或公司制度的具体实施执行状况,并针对其中的法律风险点提出相应的法律意见。
(二)采购销售
    1、起草和审核采购类和销售类的合同模板文件,包括但不限于格式合同、采购/销售框架合同以及根据不同采购/销售方式而采用的单项合同或订单以及国际贸易销售合同。
2、参与重大采购或销售项目的协商、谈判工作。
3、向采购销售部门及工作人员提供合同法、产品质量法等法律培训。
4、对贵公司参与的招投标项目、竞争性或要约邀请项目,提供尽职调查、项目文件审核、程序违法投诉等相关工作。
(三)劳动人事
1、起草、审核或制定公司管理层、部门经理、普通员工以及外聘顾问等相关人员的劳动合同法律文件。
2、起草、修订劳动人事规章管理制度,设计相应的劳动人事风险防范文件。
3、协助处理工伤事故、劳动仲裁争议等纠纷案件。
4、协助公司搜集、整理劳动或税务部门发布的相关法律规定或政策文件,并提出合理化应对意见或措施。
5、参与创立企业内部奖励性的配股方案或薪酬制度。
(四)物流运输
1、起草或审查仓储、物流、运输、保管、加工、货代等各环节的相关法律文件;
2、针对物流运输过程中涉及保险、产品损坏赔偿、货物交接和签收等问题,提出相应的法律意见,设计相应法律风险防范文件。
3、就供应商管理问题,提供相应的法律解决方案。
(五)知识产权  
1、协助办理专利、商标、著作权、网站域名等知识产权的注册、登记、备案以及其他相关手续。
2、协助调查同行业其他企业的知识产权保护状况,建立贵公司的知识产权保护机制
3、协助处理知识产权侵权纠纷、商业秘密保护以及不正当竞争行为等法律事务,并提出相应的法律风险防范对策或意见;
4、制定和完善公司商业秘密保护相关法律文件和制度措施。
(六)企业管理
1、制定公司的合同管理制度(包括起草、审查、签订、履行等各环节的制度)及合同保管登记制度。
2、起草或审核公司经营场地租赁或自身物业租售等事务相关法律文件。
3、协助处理工商、税务、质检、卫生、消防、审计、检验检疫、海关、公检法等国家机构就企业行为而要求应对的特别事务。
4、协助处理企业印章、资质证照、介绍信和授权书管理等相关事务。
(七)投资、联营、合作
1、参与公司的对外投资、联营、合作、合伙等事务的商业交易架构设计。
2、参与上述项目的可行性研究、尽职调查。
3、参与企业资产、经营业务的承包等相关法律事务。
4、参与股权转让、并购、解散清算、利润分配等相关法律事务。
(八)金融保险
1、审查公司向相关机构的借款、担保、抵押和质押行为的相关法律文件。
2、对公司与第三人之间的借贷行为提供法律分析意见或解决方案。
3、处理公司与保险公司之间发生的人身、财产保险纠纷。
4、审查借贷投资业务中的借款人资信调查,出具法律意见书。
5、办理银行按揭(抵押贷款)及执行抵押物等相关法律事务。
(九)法律纠纷
本所律师认为,工作应当做在前面,尽可能将矛盾、纠纷在事前或事中解决,而诉讼或仲裁,只是解决问题的最后手段。在诉讼或仲裁前,本所律师将对有关案件的证据、诉讼或仲裁的胜诉可能性、判决或裁决执行的可能性等各个方面进行分析,并出具法律意见书供贵公司参考,协助贵公司做出决策。
对贵公司交办的疑难、复杂法律问题,顾问小组的律师无法准确把握时,将会向本所的咨询委员会各法学专家进行讨论、研究和论证,从而提高处理贵公司法律事务的质量和效率。具体工作如下:
1、协助处理各类债权债务纠纷,包括经济、劳资、工伤、租赁、知识产权、股权、保险和侵权等各种类型的法律纠纷。
2、通过参与协商、谈判、出具律师函、提起诉讼或仲裁等方式处理上述纠纷。
3、协助公司分析、研究和查找产生纠纷的原因,并设计相应的法律风险防范体系和保障制度。
与本服务流程有关之事务,欢迎随时致电或约见我们,我们极其乐意与贵公司讨论本服务流程所陈述的各项内容。

四川蜀西律师事务所法律顾问部
二○一七年八月二日